Ruim vier jaar geleden voerde UMC Utrecht zelfstandig de update naar GLIMS 9.5 uit. Tijdens dat project liep UMC Utrecht tegen verschillende onverwachte situaties aan. Dat was voor UMC Utrecht de reden om dit keer de upgrade naar een nieuwere versie van GLIMS en de voorbereidingen anders aan te pakken: gecontroleerd én met hulp van PinkRoccade Cloud Solutions.

André Ringeling en Ronald Swinkels zijn bij de afdeling LIS Beheer van UMC Utrecht de schakel met PinkRoccade Cloud Solutions. Hun doel was om volgens plan en zonder onverwachte problemen live te gaan met GLIMS 9.9.6.

Een omvangrijk project
Doordat de upgrade naar GLIMS 9.9.6 ook een update naar Progress Openedge 11.7 en een overstap naar nieuwe infrastructuur omvatte, was het een omvangrijk project. Ronald Swinkels vertelt: “Een proces waar de medewerkers van PinkRoccade Cloud Solutions ons met veel kennis van zaken hebben begeleid. We zijn weer voor lange tijd verzekerd van een up-to-date GLIMS-omgeving.”

Nu UMC Utrecht gebruik kan maken van de nieuwe versie van GLIMS is er in een keer een grote stap gezet om goed aan te sluiten op de updatecycli. Daarnaast zijn niet alleen diverse bugs opgelost, maar is ook de continuïteit van ondersteuning en support geborgd. André Ringeling vult aan: “Een zeer welkome bijvangst was de verbetering van de performance die met de nieuwe servers werd gerealiseerd.” Met een grijns: “Sinds de upgrade live is op 18 januari 2022 zijn er geen klachten meer binnengekomen over de performance.”

Uiteraard bevat GLIMS 9.9.6 ook een groot aantal nieuwe functionaliteiten. Om echter zo beheerst en gecontroleerd mogelijk over te stappen heeft UMC Utrecht besloten om met de huidige functionaliteiten (“as is”) over te gaan en de nieuwe functionaliteiten in een later stadium te implementeren. De medewerkers van UMC Utrecht die dagelijks GLIMS gebruiken, snappen deze risicomijdende aanpak, al zouden ze het liefst ook meteen de nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen.

Samenwerking, ervaring en een goede voorbereiding als succesfactoren
Bij de planning en uitvoering van deze upgrade hebben André en Ronald intensief samengewerkt met Chris van Dorland en Erwin Prins van PinkRoccade Cloud Solutions. “Succesfactor nummer 1 was de samenwerking in het project”, vertelt André. “Iedereen had een sterke bereidheid om de upgrade tot een goed einde te brengen. Zeker op het moment rond de Go Live was de wederzijdse afstemming goed merkbaar. Vooral het meedenken door Chris en Erwin was erg fijn, want dat gaf ons net de steun die we nodig hadden bij zo’n ingewikkeld proces. We hadden aan het einde van de avond nog een probleem met een koppeling en toen heeft Chris na middernacht nog zitten puzzelen om ’s ochtends vroeg met een oplossing te komen.”

Ronald vult aan: “Bij de medewerkers van PinkRoccade Cloud Solutions ervaren we de kennis en ervaring die zij meebrengen en vanzelfsprekendheid waarmee zij hun taken en verantwoordelijkheden uitvoeren. Hun kennis van zaken is dan ook een belangrijke succesfactor.”

Het van tevoren samen doornemen van de stappen van het draaiboek voor de Go Live speelt een belangrijk rol: “De open deur: goed voorbereid zijn is de derde succesfactor”, aldus André. “En ook het feit dat medewerkers van PinkRoccade Cloud Solutions de situatie hier bij het UMC Utrecht goed kennen en we op zo’n avond in januari de effecten van onze langdurige samenwerking terugvinden.”

“MET PINKROCCADE CLOUD SOLUTIONS NAAST JE HEB JE ZOVEEL STEUN EN ERVARING, DAT HET WEL GOED MOET KOMEN.’’

André Ringeling & Ronald Swinckels | UMC Utrecht

Trots terugkijken op een geslaagde livegang
André: “Waar ik nog het meest trots op ben? Dat was wel het moment dat ik op 18 januari eind van de avond naar huis reed nadat we live waren gegaan met GLIMS 9.9.6. Ik was vol vertrouwen over het resultaat en wist dat we de volgende dag de eventuele problemen goed aan zouden kunnen.”

Ronald vult aan: “Het was een fantastisch gevoel om met elkaar, LIS Beheer, de key-users, PinkRoccade Cloud Solutions en uiteraard ook MIPS de Go Live tot een goed einde te hebben gebracht. Met PinkRoccade Cloud Solutions naast je heb je zoveel steun en ervaring, dat het wel goed moet komen.”

En het kwam ook goed, drie dagen later schaalde de intensievere nazorg terug naar normaal en waren op dat moment alle bekende issues die met de upgrade te maken hadden opgelost. Ronald: “PinkRoccade vraagt altijd een rapportcijfer aan het einde van een voortgangsgesprek. In dit geval gaven we unaniem een 9. Dat is echt wel het hoogste cijfer wat je kunt geven, want de 10 moeten we toch echt bewaren om samen verder te blijven ontwikkelen.” André: “volgend jaar gewoon weer een upgrade naar versie 10 of 11. We kijken nu al uit naar de Go Live!”